외주 제안서가 자주 터지는 5가지 지점 (그리고 예방하는 방법)
프리랜서와 소규모 팀이 외주 제안서에서 자주 겪는 문제 다섯 가지를 정리하고, 실전에서 바로 쓸 수 있는 예방 방법과 uDocit 활용 팁을 소개합니다.
import Figure from '@/components/Figure' import Video from '@/components/Video' import Callout from '@/components/Callout'
외주 제안서가 자주 터지는 5가지 지점 (그리고 예방하는 방법)
프리랜서로 여러 번 제안서를 써보신 분이라면,
“이번에도 뭔가 빠진 것 같은데…” 하는 찝찝함을 느낀 적이 한 번쯤은 있으실 겁니다.
uDocit 팀은 프리랜서 개발자와 소규모 팀을 위한 제안서 워크플로우를 만들면서,
실제 사용자분들의 제안서를 수십 장 이상 함께 리뷰해 왔습니다.
그 과정에서 계속 반복해서 등장하는 사고 포인트 다섯 가지가 있었습니다.
이 글에서는 다음 내용을 다룹니다.
- 외주 제안서가 자주 터지는 5가지 위험 지점
- 각 지점에서 실제로 어떤 문제가 벌어지는지
- 실전에서 바로 쓸 수 있는 예방 문장·체크리스트
- 마지막으로, 같은 문제를 uDocit이 어떻게 줄이려 하는지
<Figure src="/images/blog/proposal-pain-points/overview.png" alt="외주 제안서의 전형적인 구조와 주요 위험 지점을 표시한 다이어그램" caption="외주 제안서의 전형적인 구조와, 사고가 자주 나는 다섯 개의 지점을 간단히 정리했습니다." />이 글은 프리랜서, 소규모 SI 팀, 기획/개발을 겸하는 팀 리드 분들을 주요 독자로 상정하고 있습니다.
1. 애매한 요구사항으로 시작하는 제안서
가장 흔한 문제는 출발선부터 흐릿하게 시작하는 것입니다.
- “대략 이런 느낌의 예약 시스템”
- “기존 쇼핑몰에 구독 결제만 붙이면 되는 수준”
- “챗봇을 고객센터에 붙이고 싶은데, 견적이 어느 정도 나올까요?”
이런 문장만 가지고는 클라이언트가 진짜 원하는 변화가 무엇인지 알기 어렵습니다.
결과적으로 다음과 같은 일이 벌어집니다.
- 개발자는 “기능 목록” 위주로만 해석하고
- 클라이언트는 “비즈니스 결과” 위주로만 기대하고
- 프로젝트 중반에 가서야 서로가 전혀 다른 그림을 떠올리고 있었다는 걸 깨닫게 됩니다.
제안서에서 이렇게 드러납니다
- 문제 정의 없이 곧바로 기능 나열로 들어가는 제안서
- “〇〇 기능 구현”만 있고, 왜 필요한지·누가 쓰는지 설명이 없는 경우
- “기본적인 관리자 페이지 제공”처럼, 서로 다르게 해석할 수 있는 표현들
예방 체크리스트
제안서를 보내기 전, 아래 항목을 한 번씩 훑어보세요.
- 제안서 서두에 **“이 프로젝트가 풀고자 하는 문제”**가 한 문단으로 정리돼 있는가?
- “누가, 무엇을, 왜” 하는지까지 포함해서 핵심 목표가 적혀 있는가?
- 기능 설명이 아니라, **“사용자 입장에서 어떤 일이 일어나는지”**가 설명돼 있는가?
예시 문장:
이번 프로젝트의 목표는, 기존 수기 예약/문의 프로세스를 웹·모바일 기반으로 옮겨
고객이 스스로 예약·결제를 완료하고, 운영자는 문의 응대 시간을 50% 이상 줄이는 것입니다.
uDocit으로 어떻게 도울 수 있을까
uDocit에 클라이언트 문서를 업로드하면, AI가 먼저 **“문제·목표·제약”**을 중심으로 문서의 맥락을 요약합니다.
이 요약은 나중에 제안서 서두로 재가공할 수 있도록 별도 섹션으로 분리됩니다.
2. 스코프 크리프: 계속 늘어나는 범위
두 번째로 자주 등장하는 문제는 스코프 크리프(Scope Creep) 입니다.
처음에는 작게 시작했다가, 프로젝트 중후반에 **“이것도 되는 줄 알았어요”**라는 말과 함께 기능이 하나둘씩 늘어나는 상황입니다.
제안서에서 이렇게 드러납니다
- “기본적인”, “일반적인 수준의”, “필요 시 추가 구현” 같은 표현이 많음
- 기능 목록은 있지만, 이번 단계와 다음 단계가 구분되지 않음
- “유지보수 및 추가 개발 협의” 같은 문구만 덩그러니 존재
결과적으로,
- 개발자는 계속해서 무상 추가 작업을 하게 되고
- 클라이언트는 “왜 이것까지는 안 해주느냐”고 느끼며
- 관계가 점점 소모전으로 변합니다.
예방 체크리스트
- 기능 목록을 작성할 때, 각 항목에 “이번 단계 포함 / 이후 단계 후보” 표시가 되어 있는가?
- “이번 제안에 포함되지 않는 것들”을 별도 섹션으로 정리했는가?
- 외부 서비스/API, 디자인 범위, 데이터 마이그레이션 등 경계가 헷갈리기 쉬운 영역을 명시했는가?
예시 문장:
이번 제안 범위에는 기존 데이터 마이그레이션 작업은 포함되지 않으며,
기존 데이터 이전이 필요한 경우 별도 견적을 통해 협의합니다.
소셜 로그인(Google, Kakao 등)은 향후 확장 옵션으로 가정하며,
본 제안 범위에는 이메일/비밀번호 기반 기본 로그인만 포함합니다.
uDocit으로 어떻게 도울 수 있을까
uDocit의 리스크 분석 단계에서는, 문서 전체에서 발견한 요구사항을
**“필수/옵션/미정”**과 같이 분류하고, 스코프 크리프로 이어질 수 있는 표현들을 따로 표시합니다.
3. 비현실적인 일정과 “감”으로 잡은 마일스톤
클라이언트가 가장 궁금해하는 것 중 하나는 **“언제 끝나는가?”**입니다.
문제는, 이 질문에 답하려고 충분한 근거 없이 숫자를 먼저 내놓는 경우입니다.
- “한 달이면 되겠죠?”
- “다음 달 초까지는 나와야 해서요…”
이런 식으로 합의된 일정은, 프로젝트가 조금만 흔들려도 신뢰를 잃기 쉬운 일정이 됩니다.
제안서에서 이렇게 드러납니다
- “총 개발 기간: 4주” 한 줄만 덩그러니 있는 일정 섹션
- 기능 규모와 상관없이 매번 비슷한 기간이 적힌 제안서
- 내부적으로는 아무런 기준 없이, **“대략 이 정도면 되겠지”**로 정한 날짜
예방 체크리스트
- 기능 블록(모듈)별로 필요 작업과 리스크를 대략이라도 쪼개 본 뒤 일정을 산정했는가?
- 최소한의 마일스톤(설계 / 개발 / 테스트 / 안정화) 구분이 되어 있는가?
- “이 기간이 필요한 이유”를 한두 문장이라도 설명해 두었는가?
예시 구조:
- 1주차: 핵심 기능 설계 및 화면 정의
- 2–3주차: 기능 개발 및 1차 내부 테스트
- 4주차: 클라이언트 확인 및 버그 수정, 런칭 준비
uDocit으로 어떻게 도울 수 있을까
uDocit은 사용자 스토리와 기능 블록을 기반으로,
각 스토리에 예상 소요 시간과 간단한 리스크 라벨을 붙인 뒤, 스프린트/마일스톤 단위로 타임라인을 구성합니다.
사용자는 이 타임라인을 제안서 일정 섹션에 맞게 그대로 가져와 조정할 수 있습니다.
4. 검수·수정 기준이 없는 제안서
기능을 모두 구현했다고 생각했는데,
검수 단계에서 **“이건 아닌 것 같아요”**라는 말과 함께 끝없는 수정으로 이어지는 경우가 있습니다.
대부분의 원인은 검수 기준(수락 기준, Acceptance Criteria)이 문서에 없거나 모호한 경우입니다.
기능 정의는 있지만, **“이 기능이 완료된 것으로 볼 수 있는 상태가 무엇인지”**가 적혀 있지 않은 것이죠.
제안서에서 이렇게 드러납니다
- “기획서 기준으로 구현 및 수정”과 같은 모호한 표현
- “테스트 후 수정 제공”이라고만 적혀 있고, 수정 범위·횟수·기준이 없음
- 사용자 입장에서의 완료 조건 대신, 개발자 입장에서의 구현 방식만 쓰인 경우
예방 체크리스트
- 주요 기능마다 최소 한두 개의 **수락 기준(완료 조건)**이 정의돼 있는가?
- “버그 수정”과 “기능 변경/추가”의 구분이 문서에 적혀 있는가?
- 수정 라운드 수나 기간에 대한 기본 원칙이 합의돼 있는가?
예시 문장:
각 기능은, 제안서에 합의된 화면/플로우를 기준으로 동작해야 하며
치명적 버그(서비스 장애, 결제 불가 등)에 대해서는 런칭 후 30일간 무상 수정합니다.
그 외 기능 변경·추가는 별도 견적을 통해 협의합니다.
회원가입 기능의 수락 기준 예시
- 이메일/비밀번호로 가입할 수 있다.
- 필수 입력값이 비어 있을 경우, 필드 단위로 검증 메시지가 노출된다.
- 중복 이메일로 가입 시도 시, “이미 가입된 이메일입니다” 안내가 노출된다.
uDocit으로 어떻게 도울 수 있을까
uDocit은 사용자 스토리와 함께 **수락 기준(acceptance criteria)**를 자동 제안합니다.
각 스토리에는 기본적인 완료 조건이 포함되며, 사용자가 팀/클라이언트 상황에 맞게 수정·추가할 수 있습니다.
5. 제안서와 계약서·실제 협업 방식이 따로 노는 경우
마지막으로, 제안서가 좋게 보이려고만 작성되다 보면
실제 계약서나 협업 방식과 분리되는 문제가 생깁니다.
- 제안서에는 “주 2회 정기 미팅”이라고 써놓고, 실제로는 시간 부족으로 한 달에 한 번만 하는 경우
- 제안서에는 “런칭 후 3개월 유지보수”라고 썼지만, 계약서에는 기간 언급이 없는 경우
- 내부적으로는 “이 기능은 꼭 안 했으면 좋겠다” 싶은 부분이 있는데, 제안서에는 가볍게라도 넣어둔 경우
이런 불일치는 프로젝트 후반부에 신뢰 문제로 되돌아옵니다.
예방 체크리스트
- 제안서의 유지보수·추가 개발·미팅 방식이 실제로 가능한 수준인지 다시 점검했는가?
- 계약서·견적서에 들어갈 핵심 조건들이 제안서에도 같은 표현으로 들어가 있는가?
- 제안서 말미에 “계약 시점에 다시 조정될 수 있는 항목”을 따로 모아두었는가?
예시 문장:
본 제안서의 일정, 범위, 비용 및 유지보수 조건은
계약 체결 시점에 상호 협의를 통해 확정되며,
계약서에 명시된 내용을 최종 기준으로 합니다.
협업 방식은 기본적으로 비동기 커뮤니케이션(이메일/메신저)을 우선하며,
필요 시 주 1회 이내 온라인 미팅을 진행합니다.
uDocit으로 어떻게 도울 수 있을까
uDocit의 요약 & 타임라인 단계에서는, 제안서 상단에 들어갈
한 줄 요약, 주요 범위, 일정·비용 요약, 협업 방식 등을 한 번에 정리할 수 있습니다.
이 블록을 계약서 초안과 함께 검토하면, 문서 간 불일치를 줄이는 데 도움이 됩니다.
uDocit이 지향하는 제안서 워크플로우
이 글에서 살펴본 다섯 가지 위험 지점은,
결국 모두 **“문서 안에서 서로 다른 기대를 가진 채 출발하는 것”**에서 비롯됩니다.
uDocit은 이 문제를 줄이기 위해 다음과 같은 흐름을 지향합니다.
- 클라이언트 문서·대화 내용을 업로드한다.
- AI가 요구사항·리스크·목표를 구조화해 보여준다.
- 사용자 스토리와 수락 기준을 생성해, 검수 기준을 먼저 세운다.
- 기능 블록과 리스크를 기준으로 현실적인 타임라인을 만든다.
- 마지막으로, 범위·일정·협업 방식을 하나의 요약 섹션으로 정리해
제안서·계약서·실제 협업 방식이 최대한 같은 그림을 보도록 만든다.
<Video src="https://www.youtube.com/embed/VIDEO_ID_HERE" title="uDocit로 외주 제안서 워크플로우 구성하기 – 3분 데모" />
위 영상은 uDocit으로 실제 제안서를 구성하는 3분짜리 전체 흐름 예시입니다.
(서비스가 업데이트되면 영상만 교체해도, 글의 맥락은 그대로 유지됩니다.)
마무리
정리해보면, 외주 제안서는 보통 다음 다섯 지점에서 자주 터집니다.
- 애매한 요구사항으로 시작하는 제안서
- 점점 범위가 늘어나는 스코프 크리프
- 근거 없이 정한 비현실적인 일정
- 검수·수정 기준이 없는 상태에서 시작하는 프로젝트
- 제안서와 계약서·실제 협업 방식이 따로 노는 경우
완벽한 제안서를 한 번에 쓰기는 어렵지만,
위 다섯 지점을 의식적으로 체크리스트에 넣어두면,
“최소한 여기서만큼은 안 터지게” 하는 데 큰 도움이 됩니다.
uDocit은 이 과정에서
- 방대한 문서에서 요구사항과 리스크를 추려내고
- 스코프·일정·수락 기준을 구조화해 보여주며
- 제안서·계약서·실제 협업 방식을 하나의 그림으로 맞추는 데
도움을 주기 위해 설계되었습니다.
앞으로도 uDocit 블로그에서는
- 기능별/산업별 제안서 구조 예시
- 실제 사용자 사례를 기반으로 한 케이스 스터디
- AI 워크플로우 설계에 얽힌 더 깊은 기술 이야기
를 차례대로 공유드릴 예정입니다.
혹시 이 글을 읽으시면서 떠오르는
**“제안서가 터졌던 기억”**이나,
“이런 부분까지 도구가 도와주면 좋겠다” 싶은 포인트가 있다면,
언제든지 피드백을 보내주세요.
여러분의 경험이 uDocit의 다음 업데이트 방향을 결정합니다.
uDocit Team
프리랜서와 소규모 팀을 위한 외주 제안서 AI 워크플로우
